1. InfoTrack nhằm giải quyết vấn đề gì?
2. Kiến trúc tổng quát của hệ thống InfoTrack
3. Những đặc trưng cơ bản của InfoTrack
4. Các chức năng dành cho người sử dụng
5. Các chức năng dành cho người quản trị
6. Các chức năng chung của hệ thống 
7. InfoTrack có thể được áp dụng ở đâu?
8. Các đơn vị đã triển khai áp dụng giải pháp InfoTrack

2. Kiến trúc tổng quát của hệ thống InfoTrack 

• Quản lý toàn diện: InfoTrack hỗ trợ quản lý tất cả các qui trình xử lý tài liệu, hồ sơ, công việc,…Bắt đầu từ khi xuất hiện yêu cầu (xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài), xử lý theo từng quy trình nghiệp vụ cụ thể, trình duyệt, phát hành, quản lý lưu trữ, đặc biệt là theo dõi, giám sát quá trình và diễn biến của từng hồ sơ, từng công việc, trong khâu xử lý liên quan đến thời gian và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân. Thí dụ, InfoTrack hỗ trợ quản lý các quy trình nghiệp vụ hành chính như các quá trình hình thành và ban hành các văn bản từ trên xuống (chính sách, thủ tục, quy chế, quy định, quyết định, chỉ thị, thông báo,…) hoặc từ dưới lên (các báo cáo, tờ trình, biên bản,…), các hồ sơ công việc, hợp đồng kinh tế, các loại tài liệu, mẫu biểu, sách tham khảo, văn bản pháp quy,…
• Khả năng triển khai trên phạm vi rộng: InfoTrack được phát triển trên kiến trúc web, cho phép dễ dàng triển khai trên hệ thống mạng nội bộ hoặc mạng diện rộng. Sẵn sàng hỗ trợ cho việc truy cập và quản lý từ xa thông qua môi trường mạng Internet (click vào đây để xem thêm giải pháp truy cập từ xa). Rất phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức có phạm vi hoạt động rộng khắp trong cả nước hoặc quốc tế.
• Thông tin được kết nối: Thông tin có thể được xử lý liên thông qua nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau, kết thúc của một quy trình này có thể là bắt đầu của một quy trình khác.
• Kiểm soát quá trình: Hệ thống tự động ghi nhận lại lịch sử các diễn biến trong quá trình xử lý của từng hồ sơ, từng công việc. Cụ thể, cho phép ghi nhận thời điểm xử lý, bước xử lý, nội dung chỉ thị, báo cáo hoặc ghi chú của người xử lý, các hành động hoặc các giá trị thay đổi,…Giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo theo dõi một cách liên tục mọi công việc để ra quyết định kịp thời và là cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận hoặc cá nhân trong hệ thống.

4. Các chức năng dành cho người sử dụng 

STT	Chức năng	Mô tả
1	Khởi tạo	Người sử dụng có thể khởi tạo một tài liệu, hồ sơ, công việc,… và chuyển vào một quy trình nghiệp vụ xác định đã được định nghĩa trước trên hệ thống.
2	Xử lý công việc	Người sử dụng có thể xem danh sách công việc mình đang trách nhiệm, mở một hồ sơ công việc ra xem nội dung thông tin chi tiết, cập nhật nội dung, kết quả công việc đã thực hiện vào form nhập liệu hoặc danh sách các file đính kèm, chuyển hồ hơ cho bước tiếp theo, trả hồ sơ lại cho bước trước hoặc chuyển hồ sơ cho đồng nghiệp xử lý, ghi diễn biến hoặc báo cáo cho công việc đang xử lý.
3	Xem diễn biến các quá trình	Người sử dụng có thể xem thông tin quá trình xử lý tài liệu, hồ sơ, công việc,… cho phép trả lời các câu hỏi: Ai đã xử lý? Ở quy trình nào, khâu nào? Nội dung gì? Vào lúc nào? V.v…
4	Theo dõi, giám sát	Lãnh đạo và các cấp quản lý có thể thực hiện chức năng theo dõi, giám sát theo phân cấp quản lý trên hệ thống, có thể xem nội dung và diễn biến của từng hồ sơ, cập nhật ý kiến hoặc chỉ thị, chuyển hồ sơ sang người khác xử lý.
5	Tìm kiếm, tra cứu	Người sử dụng có thể tìm kiếm tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ theo từ khóa, hệ thống hỗ trợ tìm kiểm cả trong nội dung file đính kèm, cho phép lọc theo loại thông tin, theo đơn vị, phòng, ban và theo khoảng thời gian phát hành.
6	Tạo phiên bản mới	Trong quá trình sử dụng, các tài liệu, hồ sơ có thể được cập nhật, sửa đổi nhiều lần. Hệ thống hỗ trợ cho phép kiểm soát các phiên bản khác nhau, bảo đảm cho người sử dụng luôn luôn tiếp cận với phiên bản mới nhất nhưng vẫn có thể tham khảo lại các phiên bản cũ hơn nếu muốn.
7	Tạo liên kết	Trong thực tế, các thông tin thường có quan hệ "mắc xích" với các thông tin khác. Người sử dụng có thể chỉ định các tài liệu hồ sơ liên quan với một tài liệu, hồ sơ khác.
8	Đóng góp ý kiến	Người sử dụng có thể ghi ý kiến đóng góp của mình cho một tài liệu, hồ sơ, công việc,… trên hệ thống. Nhằm phát huy tri thức của tập thể để ngày càng hoàn thiện hệ thống.

5. Các chức năng dành cho người quản trị 

STT	Chức năng	Mô tả
1	Tạo ứng dụng nghiệp vụ động	Hệ thống hỗ trợ công cụ cho phép người quản trị tự định nghĩa thêm các ứng dụng nghiệp vụ quản trị tài liệu, hồ sơ, công việc,... một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần đến sự can thiệp của người lập trình. Nhờ vậy, hệ thống thông tin điều hành sẽ ngày càng hoàn thiện và lớn dần lên cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.
2	Tùy biến form nhập liệu	Người quản trị có thể tự định nghĩa form nhập liệu phù hợp với từng ứng dụng nghiệp vụ cụ thể. Thí dụ đối với ứng dụng quản lý công văn đi - đến thì form nhập liệu cần phải có các thông tin như: Tên cv, số cv, trích yếu, nội dung cv, ngày nhận, nơi nhận, đơn vị phát hành,…Đây là các thông tin đầu vào, từ đó có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, các thống kê cần thiết cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Các form nhập liệu có thể được cập nhật thay đổi trong quá trình sử dụng.
3	Tạo quy trình động	Mỗi ứng dụng nghiệp vụ, mỗi loại thông tin sẽ có những đường đi và được xử lý qua các bước khác nhau. Người quản trị có thể tự định nghĩa một hoặc nhiều qui trình tương ứng với mỗi ứng dụng nghiệp vụ đã nêu ở trên. Các quy trình có thể được cập nhật thay đổi trong quá trình sử dụng.
4	Chỉ định tài liệu tham chiếu cho mỗi bước/khâu nghiệp vụ	Trong quá trình định nghĩa một quy trình, người quản trị có thể chỉ định các tài liệu hướng dẫn công việc, các mẫu biểu hoặc tài liệu liên quan cần phải áp dụng tại khâu nghiệp vụ đó trong quy trình. Giúp cho nhân viên tác nghiệp thực hiện công việc một cách chuẩn xác theo các hướng dẫn và quy định đã được thiết lập trước trên hệ thống.
5	Quản lý danh mục	Người quản trị có thể tự khai báo và định nghĩa các bộ danh mục cần thiết trong việc tổ chức, phân loại hệ thống thông tin. Hệ thống hỗ trợ tạo ra các bộ danh mục một cấp hoặc đa cấp (dạng cây thư mục).
6	Định nghĩa tổ chức hành chánh	Người quản trị có thể định nghĩa "cây" tổ chức hành chánh có nhiều cấp tương ứng với tổ chức hành chánh thực tế của công ty.
7	Quản lý người dùng (user)	Người quản trị có thể thêm mới hoặc xóa một người dùng trên hệ thống và cấu hình các thuộc tính của người dùng.
8	Quản lý nhóm	Người quản trị có thể thực hiện thêm mới, xóa và cấu hình thuộc tính cho các nhóm người dùng.
9	Phân quyền	Hệ thống cho phép phân quyền theo nhóm hoặc theo người dùng một cách linh hoạt.
10	Tùy biến hiển thị thông báo, tin tức, sự kiện,…	Người quản trị có thể định nghĩa các mục hiển thị thông tin mới trên trang chủ tương ứng với các ứng dụng nghiệp vụ nào đó. Nhằm mục đích cho người sử dụng dễ nhìn thấy các thông tin, sự kiện được phổ biến rộng rãi.

6. Các chức năng chung của hệ thống 

STT	Chức năng	Mô tả
1	Lưu lại lịch sử các quá trình	Hệ thống sẽ tự động ghi nhận lại các thông tin liên quan đến quá trình xử lý công việc nhằm trả lời cho các câu hỏi như: ai xử lý? Ở quy trình nào, khâu nào? Nội dung gì? Vào lúc nào? V.v… Các thông tin này là căn cứ giúp cho lãnh đạo và các cấp quản lý thực hiện chức năng theo dõi, giám sát, chỉ đạo và ra quyết định kịp thời trong quá trình quản lý và điều hành công việc.
2	Hỗ trợ xác thực một lần (Single Sign - On)	Hệ thống hỗ trợ cho phép xác thực thông qua máy chủ Domain Controller (Active Directory) trên hệ thống mạng. Do vậy, người sử dụng chỉ cần nhớ duy nhất một mật khẩu (password) để truy cập vào hệ thống mạng sử dụng các dịch vụ và phần mềm trên đó.
3	Nhắc việc qua email	Hệ thống sẽ tự động gởi những email thông báo nhắc việc đến những người liên quan khi có những sự kiện nào đó mới phát sinh trên hệ thống.

7. InfoTrack có thể được áp dụng ở đâu? 

• Các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động về giám định, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, du lịch,…là các loại hoạt động có phát sinh số lượng lớn hồ sơ công việc, trong đó quan trọng nhất là các loại hợp đồng với khách hàng mà việc triển khai thực hiện diễn ra trong khoảng thời gian đáng kể với tầm hoạt động có thể trải rộng ở nhiều vị trí địa lý khác nhau trên phạm vi quốc gia hoặc quốc tế.
• Các doanh nghiệp, tổ chức đã thực hiện hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Với những đơn vị này thì InfoTrack sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức triển khai thuận tiện, có hiệu quả các quy trình đến mức có thể ví như không khí với sự sống của chúng ta.
• Các doanh nghiệp hành chánh nhà nước (Quận, Huyện, Sở, Ban, Ngành,…) là những tổ chức trách nhiệm khối lượng rất lớn yêu cầu xử lý hồ sơ thủ tục hành chánh của người dân và của bản thân tổ chức. Với InfoTrack, mọi tài liệu, hồ sơ và quy trình xử lý chúng đều sẽ được “theo vết” (Tracking) rất đầy đủ, kịp thời.

8. InfoTrack là giải phát CNTT rất mới và đang được sử dụng hiệu quả tại các đơn vị: 

• Công Ty CP Giám Định Hàng Hoá XNK Châu Á – ASIACONTROL (Version 1)
• Công Ty CP Giám Định, Thẩm Định Việt Nam – VIVACO (Version 1)
• Công Ty CP Giám Định Thái Bình Dương – PICO (Version 2)
• Công Ty CP Ngoại Thương và Phát Triển Đầu Tư TP. HCM – FIDECO (Version 2)